Вы приехали в Америку, получили SSN, открыли чекинг и кредитку. Пора искать работу. Опустим многочисленные хождения по собеседованиям. Нашёлся тот самый работодатель мечты (или работа для поддержания штанов), который готов вас принять.
Начнём с того, что бывают сотрудники по W-2 и независимые подрядчики (1099).
Если вы работаете на территории работодателя в чётко оговоренное время, носите униформу, общаетесь с клиентами по скрипту, если вас обеспечивают техникой, канцтоварами, оплачивают отпуск, больничные — вы штатный сотрудник (W-2). Работодатель при выплате зарплаты удерживает у вас налоги и доплачивает сверху половину Social Security + Medicare (о них дальше).
Подрядчик же выполняет работу по заданию, ему главное — сдать результат работы. Заказчик его не контролирует и не удерживает налоги из суммы, которую платит за работу. Никаких бенефитов типа отпуска, страховки и больничных у него тоже нет. Подробнее можно почитать на сайте IRS.
Работодатель (по W-2) первым делом выдаст вам для заполнения две основных формы: I-9 и W-4.
У I-9 две цели: проверить личность будущего сотрудника и его разрешение на работу. Сотрудник заполняет форму и вручает работодателю вместе с документами, которые перечислены на второй странице формы. Нужно предоставить либо один документ из списка А, либо один из списка B плюс один из списка С. Документы в списке А и удостоверяют личность, и подтверждают наличие разрешения на работу (например, паспорт США, гринка, иностранный паспорт с иммиграционной визой). Документы из списка В только удостоверяют личность (права, ID штата), из списка С — только подтверждают разрешение на работу (карточка SSN без ограничений).
Это ответственность работодателя — удостовериться, что вы имеете право законно работать. Он может сделать копии документов для личного дела и затем вернуть вам оригиналы. После этого ему нужно заполнить свою часть формы и положить её в стол. Форма никуда не сдаётся, только хранится у работодателя.
В W-4 вы сообщаете, каким образом с вас нужно удерживать федеральный налог: указываете семейный статус, есть ли дети и/или другие иждивенцы (муж/жена никогда не считаются иждивенцем, даже если они не работают!), сколько у вас мест работы, есть ли другой доход, планируете ли использовать какие-то налоговые вычеты или просите удерживать больше налога на конкретную сумму.
Если вы — не женаты и без детей, налог будет удерживаться по самой высокой ставке. Если у вас две работы (или вы с супругом работаете оба), стоит поставить галочку в Step 2 (c) или рассчитать по формуле на третьей странице дополнительный налог, который должен удерживаться, и вписать его в поле Step 4 (c).
Эта форма тоже никуда не сдаётся, только хранится у работодателя. Её можно заполнять сколько угодно раз: изменилось семейное положение, родился ребёнок, появился новый источник дохода. Или подал декларацию, остался должен налог — внёс изменения в W-4, чтобы в течение года платить чуть побольше.
В большинстве штатов есть подоходный налог штата, и у них может быть “своя W-4”. Скорее всего, она даже по-другому называется, но суть та же — узнать, по каким правилам удерживать с вас налог штата.
И ещё, конечно, вам надо будет сообщить работодателю данные банковского счёта, куда должна приходить зарплата: account number и routing number.
Существует 4 частоты выплаты зарплаты:
- Раз в неделю (например, по пятницам — за предыдущую неделю),
- Раз в две недели (каждую вторую пятницу),
- 2 раза в месяц (например, 16 числа за первую половину месяца и 1 числа за вторую),
- Один раз в месяц.
Второй и третий пункты — это не одно и то же, потому что в месяце не ровно четыре недели. При выплате раз в две недели вы получите 26 зарплат в год, а два раза в месяц — 24.
Долгожданная первая зарплата! И пэйстаб (аналог расчётного листка). В нём указывается:
- Платёжный период (за который проводится оплата),
- Дата выплаты,
- Сумма Gross (до всех удержаний),
- Из чего она состоит (Regular Pay, Overtime Pay, Holiday Pay, Bonus),
- Налоги: федеральный, Social security, Medicare, налог штата, города (при наличии),
- Вычеты (например, отчисления в пенсионный план 401(k)),
- Сумма Net (которую вы получите на банковский счёт),
- Сумма YTD (Year-to-date) — с начала года до даты выплаты этой зарплаты,
- Также может отмечаться начисленное время отпуска и больничных, если оно зависит от отработанного времени.
Почему так много налогов?!
Федеральный подоходный (Federal Income Tax) рассчитывается по ступенчатой шкале: от 10% до 37% в зависимости от величины дохода. Так как налоговые ставки и скобки меняются из года в год, проще загуглить самостоятельно: tax brackets (и год).
Social Security и Medicare, вместе — FICA. Social Security — идёт на обеспечение пенсией текущих пенсионеров и зарабатывает очки вам на будущую пенсию. Medicare — страховка для пожилых. Если вы видите у себя в пэйстабе Medicare, это не значит, что у вас есть медицинская страховка. Ставка Social Security — 6.2%, Medicare — 1.45%. Вместе — 7.65%. Работодатель удерживает у вас 7.65%, добавляет столько же и переводит в IRS.
Если вы работаете не по W-2, а по 1099, то все 15.3% вы платите самостоятельно.
Налоги штата (State Income Tax), города (Local tax) — у каждого своя ставка, где-то фиксированная, где-то возрастающая.
Закончился календарный год, и работодатель выдаёт сотруднику форму W-2 (ту самую). У неё нет законодательно утверждённого формата. Основная информация, которая указана в форме: сколько вы заработали за этот год и сколько налогов было удержано.
Вы используете форму при составлении налоговой декларации и либо получаете возврат налога, либо доплачиваете.
Независимый подрядчик получает форму 1099-NEC (NonEmployee Compensation), в которой указано только, сколько он получил. Если он в течение года не платил налоги самостоятельно (квартальные платежи — estimated tax), то вероятнее всего по итогу составления декларации ему придётся заплатить внушительную сумму.
Так как подрядчики с формами 1099 считаются самозанятыми, то у них есть возможность из своих доходов вычесть расходы, и налог начислять на чистую прибыль. Но важно понимать, что всё подряд списать нельзя, только то, что непосредственно относилось к бизнесу.
Это очень примитивное объяснение, потому что в декларации, кроме зарплатной формы, могут быть deductions, adjustments, credits и т.д., которые также влияют на финансовый результат. Но об этом когда-нибудь в следующей серии.
В качестве постскриптума. 1099 — это не зарплата, а самозанятость. Есть такие недобросовестные работодатели, которые оформляют по 1099 тех, кто должен быть полноценным сотрудником по W-2. Если вы понимаете, что это случилось, и у вас остро развито чувство справедливости, вы можете сообщить в IRS и в Department of Labor. В этом случае у работодателя не будет вашей формы I-9, выяснится, что он не удерживал и не платил за вас налоги, и он может быть наказан: от штрафов до постановлений суда, уголовных наказаний, отстранения от государственных контрактов.